Handbuch für Außendienstmitarbeiter
Alles was Sie wissen müssen, um effizient im System zu arbeiten — vom Durchstöbern des Katalogs über das Aufgeben von Bestellungen im Namen von Kunden bis hin zur Aktivitätserfassung und Aufgabenverwaltung.
Produktkatalog
Die Hauptseite für Einkäufe. Sie sehen hier alle Großhandelsprodukte mit Preisen und Verfügbarkeit. Kunden sehen ihre Staffelpreise — Sie als Mitarbeiter sehen die Katalogpreise.
Suche und Filter
- Suchfeld — sucht nach Produktname, SKU und Beschreibung. Ergebnisse erscheinen sofort (AJAX).
- Kategoriefilter — aufklappbare Liste der WooCommerce-Kategorien. Ein Klick filtert das Raster ohne Seitenneuladen.
- Sortierung — standardmäßig nach Shop-Reihenfolge; Sortierung nach Name und Preis möglich.
AJAX-Warenkorb
Produkte werden direkt aus dem Raster hinzugefügt — ohne die Produktseite öffnen zu müssen. Der Stückzähler aktualisiert sich in Echtzeit. Ein Klick auf Name oder Bild öffnet die vollständige Produktkarte mit Tabs und PDF.
Preisstaffeln und Rabatte
Auf der Produktkarte sind Mengenschwellen sichtbar — je größer die Menge, desto niedriger der Stckpreis. Staffeln werden vom Administrator pro Produkt oder global konfiguriert. Einen Rabatt für einen bestimmten Kunden können Sie erst im Pre-Checkout-Schritt vergeben.
Bestellungen aufgeben
Der Pre-Checkout ist Ihr wichtigstes Werkzeug zum Aufgeben von Bestellungen im Namen von Kunden. Kunden sehen diese Seite nicht — sie ist ausschließlich für Mitarbeiter und Admins.
Schritt für Schritt eine Bestellung aufgeben
Rabattlimit
Rechnungs- und Lieferadressen
Nach der Kundenauswahl erscheinen zwei Dropdowns — Rechnungsadresse und Lieferadresse. Sie können eine der gespeicherten Kundenadressen wählen oder direkt im Pre-Checkout eine neue hinzufügen.
Zahlung auf Rechnung
Wenn einem Kunden Zahlungsziel eingerichtet wurde (z. B. 14 oder 30 Tage), erscheint im Pre-Checkout die Option „Überweisung — Zahlungsziel X Tage“. Bei Rückständen verschwindet diese Option und der Kunde muss sofort bezahlen. Eine Ausnahme davon können Sie beim Buchhalter beantragen.
Meine Kunden (CRM)
Das CRM-Panel ist Ihre 360°-Kundendatenbank. Sie sehen nur die Kunden, die Ihnen als Betreuer zugewiesen sind. Hier können Sie Daten, Bestellhistorie, Notizen und Adressen verwalten.
Kundenliste
- Suchfeld — suchen Sie nach Firmenname, Vor-/Nachname, E-Mail oder USt-ID.
- CRM-Tags — Sie können beliebige Tags zuweisen (z. B. „VIP“, „Neukunde“, „Abwanderungsrisiko“). Tags sind in der Liste und im Profil sichtbar.
- CSV-Export — Bestellhistorie des gewählten Kunden als CSV-Datei herunterladen.
Kundenprofil 360°
Ein Klick auf den Kunden öffnet sein Profil. Sie finden dort:
| Tab | Inhalt |
|---|---|
| 📋 Firmendaten | Name, USt-ID, Adresse, Kontakt. Daten wurden bei der Registrierung aus dem Unternehmensregister importiert. |
| 📦 Bestellhistorie | Alle Bestellungen des Kunden mit Datum, Wert und Status. Ein Klick öffnet die Details in WooCommerce. |
| 📝 Notizen | Private Notizen des Mitarbeiters — nur für Sie und den Admin sichtbar. Halten Sie Absprachen nach Gesprächen fest. |
| 🏷 Tags | CRM-Tags hinzufügen und entfernen. Textfeld + Enter oder Schaltfläche. |
| 📍 Lieferadressen | Liste der gespeicherten Kundenadressen. Neue Adresse hinzufügen oder bestehende löschen. |
| 💰 Kundenrabatt | Nur zur Ansicht — Sie sehen alle drei Rabattquellen des Kunden: individuell, Gruppe und umsatzbasiert. Der effektive (höchste) Rabatt ist hervorgehoben. Änderungen am individuellen Rabatt oder der Gruppenzuweisung sind Aufgabe des Administrators. |
Antrag auf Zahlungsausnahme
Wenn die Rechnungszahlung eines Kunden gesperrt ist (Rückstände), können Sie eine einmalige Ausnahme beantragen. Kundenprofil öffnen → Schaltfläche „Ausnahme beantragen“ → Begründung eingeben (Pflichtfeld) → Antrag geht an das Buchhalter-Panel. Nach Genehmigung kann der Kunde eine Bestellung auf Zahlungsziel aufgeben.
Kunde hinzufügen
Formular zur Registrierung neuer B2B-Kunden. Im Unterschied zum öffentlichen Registrierungsformular ist ein vom Mitarbeiter angelegtes Konto sofort aktiv — ohne auf Admin-Genehmigung warten zu müssen.
Registrierung über USt-ID
Kunden nahe der Schwelle
Eine operative Liste Ihrer Kunden, sortiert nach Abstand zur nächsten Rabattstufe. Die Ansicht ist als Verkaufsargument konzipiert — Sie sehen auf Anhieb, wen Sie anrufen sollten, um den Umsatz vor Periodenende zu schließen.
Was die Tabelle zeigt
| Spalte | Bedeutung und Nutzung |
|---|---|
| Firma | Kundenname — ein Klick öffnet das Profil im CRM. |
| Aktueller Umsatz | Nettosumme der Einkäufe aus dem aktuellen Berechnungszeitraum (z. B. letzte 3 Monate). Der Zähler wächst mit jeder neuen Bestellung in Echtzeit. |
| Fortschritt | Balken, der visualisiert wie viel Prozent des Weges zur nächsten Stufe bereits zurückgelegt wurde. Grün = nah dran. |
| Fehlender Betrag | Die wichtigste Spalte. Der konkrete Nettobetrag, der den Kunden von der nächsten Rabaststufe trennt — ideales Verkaufsargument: „Noch 2.400 € und Sie kommen auf 8 %.“ |
| Aktueller Rabatt | Umsatzrabatt, den der Kunde in diesem Monat hat (basierend auf dem Vormonat). Kann 0 % sein, wenn kein Schwellenwert erreicht wurde. |
Filter und Sortierung
- Schwelle erreicht — Kunden, die bereits einen Rabatt erzielt haben. Gut für Anrufe zur Umsatzsicherung.
- Nahe der Schwelle — Kunden, die mit einer oder zwei Bestellungen die nächste Rabattstufe erreichen können. Vertriebliche Priorität.
- Kein Umsatz — inaktive Kunden im aktuellen Zeitraum. Reaktivierungschance.
- Standardmäßig sehen Sie nur Ihre eigenen Kunden. Admins können alle Kunden einsehen.
Praxisanleitung
Umsatzrabatt — Kundensicht
Jeder Kunde sieht seinen Rabattstatus direkt unter Mein Konto → Umsatzrabatte. Das bedeutet: Der Kunde versteht von sich aus, woher sein Rabatt kommt und was er tun muss, um die nächste Stufe zu erreichen — ohne Sie anrufen zu müssen.
Was der Kunde in seinem Konto sieht
| Element | Was es zeigt | Ihre Rolle |
|---|---|---|
| 🆕 Hero — aktueller Rabatt | Großer Rabattprozentsatz für diesen Monat. Grün wenn > 0 %. Darunter: „Für Umsatz Jan.–März 2026: 34.500 €“ | Keine — wird automatisch berechnet. |
| 📈 Umsatz im Zeitraum | Nettosumme aus dem aktuellen Zeitfenster mit Datumsbereich. | Motivieren Sie den Kunden zum Gespräch über die Schwelle — er hat die konkrete Zahl vor Augen. |
| ▮ Fortschrittsbalken | Visualisierung des Umsatzes relativ zur nächsten Stufe. | Zeigen Sie dem Kunden bei einem Besuch die Mein-Konto-Seite — der Balken übernimmt die Verkaufsarbeit für Sie. |
| 💡 Hinweis „Fehlender Betrag“ | „Noch X € bis Y %“ — erscheint, solange der Kunde die höchste Stufe nicht erreicht hat. | Verwenden Sie diese Zahl im Telefongespräch — Sie sagen dasselbe wie das System. |
| 📋 Stufentabelle | Alle konfigurierten Stufen mit Markierung der erreichten (✓). | Der Kunde sieht sein Ziel, ohne Sie fragen zu müssen. |
Wann der Umsatzrabatt aktiv ist
Der Rabatt wird einmal pro Monat zu Beginn des neuen Abrechnungszeitraums auf Basis des Umsatzes aus dem Vormonatszeitraum vergeben. Er gilt den gesamten Monat — unabhängig davon, wie viel der Kunde in dieser Zeit bestellt.
Zusammenspiel mit anderen Rabatten
Das System wendet immer max(individuell, Gruppe, Umsatz) an — der Kunde erhält den höchsten verfügbaren Rabatt. Rabatte werden nicht addiert.
| Situation | Effektiver Rabatt |
|---|---|
| Individuell 5 %, Gruppe 3 %, Umsatz 8 % | 8 % (Umsatz) |
| Individuell 10 %, Gruppe 3 %, Umsatz 8 % | 10 % (individuell) |
| Individuell 0 %, Gruppe 5 %, Umsatz 0 % | 5 % (Gruppe) |
| Alle 0 % (z. B. Neukunde) | 0 % — Katalogpreis |
Nachrichtensystem
Integriertes Nachrichtensystem zwischen Ihnen, Kunden und dem Admin. Ersetzt E-Mail in der täglichen operativen Kommunikation — Produktfragen, Bestellbestätigungen, Reklamationen.
Was Sie als Mitarbeiter sehen
- Threads Ihrer Kunden — Sie sehen Konversationen nur mit Ihren zugewiesenen Kunden. Admins sehen alle Threads.
- Ungelesen-Zähler — das Symbol 💬 im Menü (Shortcode
[hurt_chat_badge]) zeigt die Anzahl neuer Nachrichten. Aktualisiert sich automatisch. - Push-Benachrichtigungen — wenn Sie die PWA-App auf dem Smartphone installiert haben, erhalten Sie eine Benachrichtigung über neue Nachrichten, auch wenn der Browser geschlossen ist.
Badge im Menü
Der Shortcode [hurt_chat_badge url="/nachrichten/"] zeigt ein schwebendes Symbol mit Zähler an. Fügen Sie ihn im Seitenkopf oder Seitenmenü ein — ein Klick führt direkt zum Nachrichtensystem.
Meine Ergebnisse
Dashboard Ihrer eigenen Verkaufsstatistiken. Sie sehen nur Ihre eigenen Daten — Admins können im selben Modul zwischen Mitarbeitern wechseln.
Verfügbare Kennzahlen
| Kennzahl | Beschreibung |
|---|---|
| 💰 Umsatz WC | Summe der Bestellungen Ihrer Kunden im gewählten Zeitraum (aus WooCommerce). |
| 📦 Anzahl Bestellungen | Bestellmenge im Zeitraum — aufgeteilt nach Status (completed / processing). |
| 👥 Kunden-Ranking | Welche Kunden am meisten gekauft haben — hilfreich bei der Besuchsplanung und Priorisierung. |
| 📈 Monatsgrafik | Verkaufstrend Monat für Monat. Sichtbar wenn nach Jahr gefiltert wird. |
Filtern
Sie können nach Monat (Jahr und Monat wählen) oder nach Jahr filtern (dann sehen Sie den vollständigen Jahrestrend mit Grafik). Daten werden per AJAX geladen — ein Filterwechsel lädt die Seite nicht neu.
Aktivitätsberichte
Hier erfassen Sie Ihre Aktivitäten — jeden Anruf, jedes Meeting, jedes versendete Angebot. Dies ist Ihr Arbeitsjournal, das für Vorgesetzte im Management-Dashboard sichtbar ist.
Ereignistypen
| Typ | Wann verwenden |
|---|---|
| 📞 Telefonanruf | Jedes Telefonat mit einem Kunden oder Interessenten. |
| 🤝 Meeting | Kundenbesuch, Präsenz- oder Online-Meeting. |
| 📄 Angebot | Versand eines Preisangebots oder einer Kalkulation. |
| 📸 Neuer Kontakt | Erstkontakt mit einem neuen Interessenten — erstellt einen Eintrag in der Pipeline. |
| 📦 Außerhalb-System-Bestellung | Bestellung außerhalb des Großhandelssystems (Telefon, E-Mail, EDI). Wert manuell eingeben — erscheint in der Statistik als „Außerhalb System“. |
| ⚠️ Reklamation | Reklamationsmeldung eines Kunden — für Analysezwecke erfassen. |
Interessenten-Pipeline
Neben dem Berichte-Tab haben Sie den Tab Interessenten — eine Liste potenzieller Kunden, die Sie zur Registrierung führen. Jeder Interessent hat einen Status:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Neu | Frischer Kontakt, noch ohne Absprachen. |
| In Kontakt | Gespräch läuft, interessiert aber noch nicht registriert. |
| Zur Registrierung | Konditionen vereinbart, wartet auf Kontoerstellung. |
| Registriert | Interessent wurde Kunde — Erfolg. |
| Abgelehnt | Interessent hat abgesagt oder war nicht geeignet. |
Wie man einen Bericht hinzufügt
📍 GPS-Standort beim Bericht
Wenn das GPS-Modul aktiv ist, fragt der Browser beim Speichern eines Berichts nach dem Standortzugriff. Bei Zustimmung erscheint in der Berichtstabelle (für Sie und den Admin sichtbar) ein Google-Maps-Link, der zeigt, wo Sie sich beim Speichern befanden.
| Szenario | Was passiert |
|---|---|
| ✓ Standort erlaubt | Bericht wird mit Standort gespeichert. Ein 📍-Symbol mit Google-Maps-Link erscheint in der Tabelle. |
| ✗ Standort abgelehnt | Bericht wird normal gespeichert, ohne Standort. Blockiert das Absenden nicht. |
| Kein GPS-Signal | System zeigt einen Standortfehler. Bericht wird ohne Koordinaten gespeichert. |
Routenplanung
Ein Werkzeug zur Planung von Kundenbesuchsrouten. Wählen Sie die Kunden aus, die Sie besuchen möchten, ordnen Sie die Haltepunkte und öffnen Sie die optimale Route in Google Maps mit einem Klick — kein manuelles Eingeben von Adressen erforderlich.
Wie man eine Route plant
Praktische Tipps
| Situation | Was tun |
|---|---|
| Kollegen-Kunden besuchen | Zu Alle Kunden wechseln. Alle Kundenadressen sind verfügbar. |
| Kunde nicht in der Liste | Keine Adresse im System — zuerst im CRM-Profil ergänzen. |
| Max. 10 Haltepunkte | Google-Maps-Limit. Bei mehr Kunden — Route in zwei Runden planen. |
| Von einer bestimmten Stadt starten | Stadt oder Adresse als Startpunkt eingeben. |
| Kunden versehentlich hinzugefügt | ✕ beim Haltepunkt im Routenpanel klicken — zurück zur Liste. |
Aufgaben
Einfache Aufgabenliste zur Selbstorganisation — Follow-ups, Erinnerungen, Erledigungen mit Kunden.
Aufgabe hinzufügen
Aufgabentitel eingeben und auf + Hinzufügen klicken. Die Schaltfläche ⚙️ Weitere Optionen klappt zusätzliche Felder auf:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| 📝 Notiz | Details zur Aufgabe — was genau zu tun ist, Absprachen mit dem Kunden. |
| 👤 Kunde | Aufgabe einem bestimmten Kunden aus Ihrer Liste zuweisen. Erleichtert die Filterung pro Kunde. |
| ⏰ Erinnerung | Datum und Uhrzeit der Erinnerung. Bei installierter PWA auf dem Smartphone erhalten Sie eine Push-Benachrichtigung. |
| 🔥 Priorität | Normal / Wichtig / Dringend. Dringende Aufgaben sind in der Liste farblich hervorgehoben. |
Status und Prioritäten
- Ein Klick auf die Checkbox markiert die Aufgabe als erledigt — sie wandert mit Durchstreichung ans Ende der Liste.
- Ein Klick auf den Aufgabentitel öffnet den Bearbeitungsmodus — alle Felder können geändert werden.
- Aufgaben werden sortiert: zuerst Dringend → Wichtig → Normal, innerhalb der Priorität nach Erinnerungsdatum.
- Überfällige Aufgaben (Erinnerung in der Vergangenheit, nicht erledigt) sind rot markiert.
