Podręcznik Przedstawiciela
Wszystko co musisz wiedzieć żeby sprawnie pracować w systemie — od przeglądania katalogu przez składanie zamówień w imieniu klientów, aż po raportowanie aktywności i zarządzanie zadaniami.
Katalog produktów
Główna strona zakupów. Widzisz tu wszystkie produkty hurtowni z cenami i dostępnością. Klienci widzą swoje ceny tierowe — Ty jako rep widzisz ceny katalogowe.
Wyszukiwanie i filtry
- Pole wyszukiwania — szuka po nazwie produktu, SKU i opisie. Wyniki pojawiają się na bieżąco (AJAX).
- Filtr kategorii — rozwijana lista kategorii WooCommerce. Kliknięcie filtruje siatkę bez przeładowania strony.
- Sortowanie — domyślnie według kolejności w sklepie; możliwe sortowanie po nazwie i cenie.
Koszyk AJAX
Produkty dodajesz bezpośrednio z siatki — bez przechodzenia na kartę produktu. Licznik sztuk aktualizuje się w czasie rzeczywistym. Kliknięcie w nazwę lub zdjęcie otwiera pełną kartę produktu z zakładkami i PDF-em.
Tiery cenowe i rabaty
Na karcie produktu widoczne są progi ilościowe — im większa ilość, tym niższa cena jednostkowa. Tiery są konfigurowane przez administratora per produkt lub globalnie. Rabat dla konkretnego klienta możesz przyznać dopiero na etapie pre-checkoutu.
Składanie zamówień
Pre-checkout to Twoje główne narzędzie do składania zamówień w imieniu klientów. Klient sam nie widzi tej strony — to panel wyłącznie dla repów i adminów.
Jak złożyć zamówienie krok po kroku
Limit rabatowy
Adresy płatnika i dostawy
Po wybraniu klienta pojawiają się dwa dropdowny — adres płatnika (faktura) i adres dostawy. Możesz wybrać jeden z zapisanych adresów klienta lub dodać nowy bezpośrednio z poziomu pre-checkoutu.
Płatności odroczone
Jeśli klient ma przyznaną płatność odroczoną (np. 14 lub 30 dni), na pre-checkoucie pojawi się opcja "Przelew — termin X dni". W przypadku zaległości opcja znika i klient musi zapłacić natychmiast. O wyjątek od tej zasady możesz wnioskować do Księgowego.
Moi klienci (CRM)
Panel CRM to Twoja baza klientów 360°. Widzisz tylko klientów przypisanych do Ciebie jako opiekun. Możesz tu zarządzać danymi, historią zamówień, notatkami i adresami.
Lista klientów
- Wyszukiwarka — szukaj po nazwie firmy, imieniu, emailu lub NIP-ie.
- Tagi CRM — możesz przypisać dowolne tagi do klienta (np. "VIP", "nowy", "ryzyko rezygnacji"). Tagi są widoczne na liście i w profilu.
- Eksport CSV — pobierz historię zamówień wybranego klienta do pliku CSV.
Profil klienta 360°
Kliknięcie w klienta otwiera jego profil. Znajdziesz tu:
| Zakładka | Co zawiera |
|---|---|
| 📋 Dane firmy | Nazwa, NIP, adres, kontakt. Dane pobrane z GUS przy rejestracji. |
| 📦 Historia zamówień | Wszystkie zamówienia klienta z datą, wartością i statusem. Kliknięcie otwiera szczegóły w WooCommerce. |
| 📝 Notatki | Prywatne notatki repa — widoczne tylko dla Ciebie i admina. Zapisuj ustalenia po rozmowach. |
| 🏷 Tagi | Dodawanie i usuwanie tagów CRM. Pole tekstowe + Enter lub kliknięcie przycisku. |
| 📍 Adresy dostawy | Lista zapisanych adresów klienta. Możesz dodać nowy adres lub usunąć istniejący. |
| 💰 Rabat klienta | Do wglądu — widzisz jaki rabat ma klient: indywidualny, grupowy i progowy. Efektywny (najwyższy) jest wyróżniony. Zmiana rabatu indywidualnego lub przypisania do grupy należy do administratora. |
Wniosek o wyjątek płatności
Jeśli klient ma zablokowaną opcję płatności odroczonej (zaległości), możesz wnioskować o jednorazowy wyjątek. Otwórz profil klienta → przycisk "Wnioskuj o wyjątek" → wpisz uzasadnienie (wymagane) → wniosek trafia do panelu księgowego. Po zatwierdzeniu klient może złożyć jedno zamówienie na odroczenie.
Dodaj klienta
Formularz do rejestrowania nowych klientów B2B. W odróżnieniu od publicznego formularza rejestracji — konto zakładane przez repa jest od razu aktywne, bez czekania na zatwierdzenie przez admina.
Rejestracja przez NIP
Klienci przy progu
Operacyjna lista Twoich klientów posortowana według odległości od następnego progu rabatowego. Widok zaprojektowany jako argument sprzedażowy — widzisz od razu do kogo zadzwonić, żeby domknąć obrót przed końcem okresu.
Co widzisz w tabeli
| Kolumna | Co oznacza i jak używać |
|---|---|
| Firma | Nazwa klienta — kliknięcie otwiera profil w CRM. |
| Obrót bieżący | Suma netto zakupów z aktualnego okna czasowego (np. ostatnie 3 miesiące). Licznik rośnie w czasie rzeczywistym przy każdym nowym zamówieniu. |
| Postęp | Pasek wizualizujący ile procent drogi do następnego progu zostało przebyte. Zielony = blisko. |
| Brakuje do progu | Najważniejsza kolumna. Konkretna kwota netto dzieląca klienta od następnego rabatu — idealny argument w rozmowie: „Jeszcze 2 400 zł i przechodzisz na 8%." |
| Aktualny rabat | Rabat progowy który klient ma w tym miesiącu (przyznany na podstawie poprzedniego okresu). Może być 0% jeśli klient nie osiągnął żadnego progu. |
Filtry i sortowanie
- Osiągnięty próg — klienci którzy już zdobyli rabat. Warto do nich dzwonić żeby utrzymać obrót.
- Blisko progu — klienci w zasięgu jednego lub dwóch zamówień od następnej zniżki. Priorytet sprzedażowy.
- Bez obrotu — klienci nieaktywni w bieżącym oknie. Okazja do reaktywacji.
- Domyślnie widzisz tylko swoich klientów. Admin ma możliwość podglądu wszystkich.
Jak używać w praktyce
Rabat progowy — widok klienta
Każdy klient widzi swój status rabatowy bezpośrednio w Moje konto → Rabaty progowe. Oznacza to, że klient sam rozumie skąd pochodzi jego rabat i co musi zrobić żeby zdobyć następny poziom — bez dzwonienia do Ciebie po wyjaśnienia.
Co widzi klient na swoim koncie
| Element | Co pokazuje | Twoja rola |
|---|---|---|
| 🆕 Hero — aktualny rabat | Duży procent rabatu obowiązującego w tym miesiącu. Zielony gdy > 0%. Pod spodem: „Za obrót styczeń–marzec 2026: 34 500 zł" | Brak — nalicza się automatycznie. |
| 📈 Obrót z okresu | Suma netto z bieżącego okna z etykietą zakresu dat. | Motywuj klienta do rozmowy o progu — ma konkretną liczbę przed oczami. |
| ▮ Pasek postępu | Wizualizacja obrotu względem następnego progu. | Pokaż klientowi widok Moje konto podczas wizyty — pasek robi robotę sprzedażową za Ciebie. |
| 💡 Callout "brakuje" | „Brakuje X zł do Y%" — pojawia się gdy klient nie osiągnął jeszcze najwyższego progu. | Użyj tej liczby w rozmowie telefonicznej — mówisz to samo co system. |
| 📋 Tabela progów | Wszystkie skonfigurowane progi z zaznaczeniem osiągniętych (✓). | Klient widzi do czego dąży bez pytania Ciebie. |
Kiedy rabat progowy jest aktywny
Rabat przyznawany jest raz na miesiąc na początku nowego okresu rozliczeniowego, na podstawie obrotu z poprzedniego okna. Obowiązuje przez cały miesiąc — niezależnie od tego ile klient zamówi w tym czasie.
Jak rabat progowy współpracuje z innymi rabatami
System zawsze stosuje max(indywidualny, grupowy, progowy) — klient dostaje najwyższy z dostępnych. Rabaty się nie sumują.
| Sytuacja | Efektywny rabat |
|---|---|
| Indywidualny 5%, grupowy 3%, progowy 8% | 8% (progowy) |
| Indywidualny 10%, grupowy 3%, progowy 8% | 10% (indywidualny) |
| Indywidualny 0%, grupowy 5%, progowy 0% | 5% (grupowy) |
| Wszystkie 0% (np. nowy klient) | 0% — cena katalogowa |
Komunikator
Wbudowany system wiadomości między Tobą, klientami i adminem. Zastępuje email w codziennej komunikacji operacyjnej — pytania o produkty, potwierdzenia zamówień, reklamacje.
Co widzisz jako rep
- Wątki swoich klientów — widzisz konwersacje tylko z klientami przypisanymi do Ciebie. Admin widzi wszystkie wątki.
- Licznik nieprzeczytanych — ikona 💬 w menu (shortcode
[hurt_chat_badge]) pokazuje liczbę nowych wiadomości. Aktualizuje się automatycznie. - Powiadomienia push — jeśli zainstalowałeś aplikację PWA na telefonie, dostaniesz powiadomienie o nowej wiadomości nawet gdy masz zamkniętą przeglądarkę.
Badge w menu
Shortcode [hurt_chat_badge url="/komunikator/"] wyświetla pływającą ikonkę z licznikiem. Wstaw go w nagłówku strony lub w menu bocznym — kliknięcie przenosi bezpośrednio do komunikatora.
Moje wyniki
Dashboard Twoich własnych statystyk sprzedaży. Widzisz tylko swoje dane — admin może w tym samym module przełączać się między repami.
Dostępne metryki
| Metryka | Opis |
|---|---|
| 💰 Obroty WC | Suma zamówień złożonych przez Twoich klientów w wybranym okresie (zliczone z WooCommerce). |
| 📦 Liczba zamówień | Ilość zamówień w okresie — z podziałem na statusy (completed / processing). |
| 👥 Ranking klientów | Którzy klienci kupili najwięcej — pomocne przy planowaniu wizyt i priorytetyzacji kontaktów. |
| 📈 Wykres miesięczny | Trend sprzedaży miesiąc do miesiąca. Widoczny gdy filtrujesz po roku. |
Filtrowanie
Możesz filtrować dane po miesiącu (wybierz rok i miesiąc) lub po roku (widzisz wtedy pełny trend roczny z wykresem). Dane ładują się przez AJAX — zmiana filtru nie przeładowuje strony.
Raporty aktywności
Tutaj rejestrujesz swoją aktywność — każdy telefon, spotkanie, wysłaną ofertę. To Twój dziennik pracy widoczny dla przełożonego w dashboardzie zarządczym.
Typy zdarzeń
| Typ | Kiedy używać |
|---|---|
| 📞 Telefon | Każda rozmowa telefoniczna z klientem lub prospektem. |
| 🤝 Spotkanie | Wizyta u klienta, spotkanie stacjonarne lub online. |
| 📄 Oferta | Wysłanie oferty cenowej lub wyceny. |
| 📸 Nowy kontakt | Pierwszy kontakt z nowym prospektem — tworzy wpis w pipeline. |
| 📦 Zamówienie poza systemem | Zamówienie złożone poza hurtownią (telefon, email, EDI). Wpisz wartość ręcznie — pojawi się w statystykach jako "Poza systemem". |
| ⚠️ Reklamacja | Zgłoszenie reklamacyjne od klienta — rejestruj dla celów analitycznych. |
Pipeline prospektów
Obok zakładki raportów masz zakładkę Prospekty — listę potencjalnych klientów których prowadzisz do rejestracji. Każdy prospekt ma status:
| Status | Znaczenie |
|---|---|
| Nowy | Świeży kontakt, jeszcze bez ustaleń. |
| W kontakcie | Trwa rozmowa, zainteresowany ale niezarejestrowany. |
| Do rejestracji | Ustalono warunki, czeka na założenie konta. |
| Zarejestrowany | Prospekt stał się klientem — sukces. |
| Odrzucony | Prospekt zrezygnował lub nie był odpowiedni. |
Jak dodać raport
📍 Lokalizacja GPS przy raporcie
Jeśli moduł GPS jest aktywny, przy zapisywaniu raportu system prosi o pozwolenie na dostęp do lokalizacji telefonu. Po zaakceptowaniu w tabeli raportów (widok admina i Twój) pojawia się link do Google Maps pokazujący gdzie byłeś w momencie zapisu.
| Scenariusz | Co się dzieje |
|---|---|
| ✓ Pozwoliłeś na GPS | Raport zapisuje się z lokalizacją. W tabeli pojawia się ikona 📍 z linkiem do Google Maps. |
| ✗ Odmówiłeś GPS | Raport zapisuje się normalnie, bez lokalizacji. Nie blokuje wysłania raportu. |
| Brak sygnału GPS | System informuje o błędzie lokalizacji. Raport zapisuje się bez współrzędnych. |
Planowanie trasy
Narzędzie do planowania trasy wizyt u klientów. Zaznaczasz klientów których chcesz odwiedzić, układasz kolejność przystanków i jednym kliknięciem otwierasz optymalną trasę w Google Maps — bez ręcznego wpisywania adresów.
Jak zaplanować trasę
Wskazówki praktyczne
| Sytuacja | Co zrobić |
|---|---|
| Chcesz odwiedzić klienta kolegi | Przełącz toggle na Wszyscy klienci. Adresy wszystkich klientów są dostępne. |
| Klient nie pojawia się na liście | Brak adresu w systemie — uzupełnij go w profilu klienta w CRM przed planowaniem. |
| Maks. 10 przystanków | Ograniczenie Google Maps dla bezpłatnych URL. Jeśli masz więcej klientów — zaplanuj trasę w dwóch turach. |
| Chcesz zacząć od konkretnego miasta | Wpisz miasto lub adres jako punkt startowy — Maps poprowadzi trasę od tego miejsca. |
| Dodałeś klienta przez pomyłkę | Kliknij ✕ przy przystanku w panelu trasy — wraca na listę jako dostępny do dodania. |
Zadania
Prosta lista zadań do zarządzania własną pracą — follow-upy, przypomnienia, rzeczy do zrobienia z klientami.
Dodawanie zadania
Wpisz tytuł zadania i kliknij + Dodaj. Przycisk ⚙️ Więcej opcji rozwija dodatkowe pola:
| Pole | Opis |
|---|---|
| 📝 Notatka | Szczegóły zadania — co dokładnie trzeba zrobić, ustalenia z klientem. |
| 👤 Klient | Przypisz zadanie do konkretnego klienta z Twojej listy. Ułatwia filtrowanie per klient. |
| ⏰ Alert | Data i godzina przypomnienia. Jeśli masz PWA na telefonie — dostaniesz powiadomienie push. |
| 🔥 Priorytet | Normalny / Ważny / Pilny. Pilne zadania wyróżnione są kolorem na liście. |
Statusy i priorytety
- Kliknięcie w checkbox oznacza zadanie jako zrobione — trafia na koniec listy z przekreśleniem.
- Kliknięcie w tytuł zadania otwiera tryb edycji — możesz zmienić wszystkie pola.
- Zadania sortowane są: najpierw Pilne → Ważne → Normalne, w ramach priorytetu według daty alertu.
- Zadania przeterminowane (alert w przeszłości, niezrobione) wyróżnione są czerwonym oznaczeniem.
